ISSN 2225-7543

УДК 351.354:303.094.7

 

М.Ю. Дітковська, канд. наук з держ. упр.

Чернігівський державний технологічний університет, м. Чернігів, Україна

ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МІСЦЕВИХ ОРГАНІВ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ

М.Ю. Дитковская, канд. наук по гос. упр.

Черниговский государственный технологический университет, г. Чернигов, Украина

ПУТИ УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕСТНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

M.Y. Ditkovska, Candidate of Public Administration

Chernihiv State Technological University, Chernihiv, Ukraine

WAYS OF IMPROVING THE INFORMATION SUPPORT OF LOCAL ORGANS OF EXECUTIVE POWER

Проведено аналіз інформаційної системи в Чернігівській обласній державній адміністрації. Досліджено схему проходження документів в апараті обласної державної адміністрації, проаналізовано динаміку розвитку технічного забезпечення та використання ліцензійного програмного забезпечення. Запропоновано шляхи вдосконалення інформаційної системи.

Ключеві слова: інформаційна система, інформаційне забезпечення, інформаційні потоки, електронний документообіг.

Проведен анализ информационной системы в Черниговской областной государственной администрации. Исследовано схему прохождения документов в аппарате областной государственной администрации, проанализирована динамика развития технического обеспечения и использования лицензионного программного обеспечения. Предложены пути усовершенствования информационной системы.

Ключевые слова: информационная система, информационное обеспечение, информационные потоки, электронный документооборот.

The article analyzes the information system in the Chernihiv Oblast State Administration. Investigated the scheme of passing documents to the Regional State Administration, analyzed the dynamics of the logistics and the use of licensed software. The ways of improving the information system.

Key words: informative system, informative providing, informative streams, electronic circulation of documents.

Постановка проблеми. Інформація є одним з основних елементів соціального управління, найважливішим засобом організації і регулювання суспільної життєдіяльності, однією з форм закріплення й поширення наявних та нових знань. Інформація як сукупність відомостей, даних, чинників, характеристик про відповідні предмети, явища, процеси, стосунки, події, зібрана і систематизована в придатну для використання форму, становить основу державного управління. Інформаційне забезпечення управлінських процесів пов’язане з пошуком, фіксацією, аналізом, оцінюванням, поширенням соціальної інформації. Нині на нас обрушується великий потік інформації, що вимагає формування сучасних інформаційних систем, які здатні забезпечити її ефективне використання в системі державного управління і місцевого самоврядування.

Незважаючи на значні досягнення вітчизняної науки в галузі досліджень інформаційних систем у державному управлінні, існують також і певні недоліки в забезпеченні змістовною інформацією керівників різних рівнів для здійснення управлінської діяльності. Особливе місце в процесі поліпшення інформаційного забезпечення на сучасному етапі розвитку інформаційних систем відіграють інтернет-технології, системи електронного документообігу, корпоративні інформаційні системи органів державної влади та місцевого самоврядування.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідження розвитку інформаційного забезпечення органів державного управління вивчалися Л.О. Бакаєвим, О.О. Бакаєвим, Я.Г. Берсуцьким, Р.А. Калюжним, І.В. Климентом, М.М. Лепою, Ю.Г. Лисенком, І.М. Олійченко, А.М. Канчуком, Т.А. Писаревською, В.М. Порохнею, М.А. Сендзюком, М.І. Татарчуком, В.П. Тронем та ін.

Виділення не вирішених раніше частин загальної проблеми. Незважаючи на значні досягнення вітчизняної науки в галузі досліджень інформаційних систем у державному управлінні, існують також і певні недоліки в забезпечені змістовною інформацією керівників різних рівнів для здійснення управлінської діяльності. Тому питання поліпшення інформаційного забезпечення на сучасному етапі розвитку інформаційних систем на основі інтернет-технологій, систем електронного документообігу, корпоративних інформаційних систем органів державної влади та місцевого самоврядування є особливо актуальними.

Цілі статті. Метою роботи є дослідження інформаційного забезпечення обласної державної адміністрації та розроблення пропозицій щодо його вдосконалення.

Об’єктом дослідження є інформаційні процеси в органах державної влади на регіональному рівні.

Предметом дослідження є розвиток інформаційного забезпечення органу державної влади на регіональному рівні.

Виклад основного матеріалу. Важливою умовою функціонування ефективних механізмів державного управління є інформатизація процесів у системі державної влади. З метою забезпечення чіткого і злагодженого функціонування керівництвом, апаратом, управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації здійснюється взаємодія з центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування. Керівництво обласної державної адміністрації забезпечує координацію цієї взаємодії. Відповідальність за координацію діяльності апарату обласної державної адміністрації покладається на заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації. Питання перед Президентом України, Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України порушуються через обласну державну адміністрацію, питання перед обласною державною адміністрацією – через райдержадміністрації, міськвиконкоми. Голови районних державних адміністрацій забезпечують розгляд порушених питань та вчасне вжиття заходів щодо їх вирішення. Письмові пропозиції, заяви і звернення, що надходять до обласної державної адміністрації, приймаються канцелярією загального відділу апарату і перелаються у відділ роботи із зверненнями громадян. Після розгляду листи направляються відповідним управлінням, відділам, іншим підрозділам, за необхідності – райдержадміністраціям, міськвиконкомам, до компетенції яких відноситься вирішення порушених питань. У відділі роботи із зверненнями громадян приймаються й усні звернення, ведеться їх облік, даються відповідні роз’яснення, за необхідності доповідаються керівництву адміністрації.

З метою розроблення пропозицій щодо підвищення рівня використання інформаційно-комп’ютерних технологій було проведене дослідження структури і динаміки інформаційних потоків в обласній державній адміністрації. Дослідження було спрямоване на фіксування обсягів вхідної і вихідної інформації, а також нормативно-правових актів облдержадміністрації, звернень громадян, які виникають у процесі роботи структурних підрозділів облдержадміністрації.

Інформація, яка виникає у процесі діяльності апарату обласної державної адміністрації, поділяється на власну (нормативні акти), кореспонденцію, звернення громадян. Акти обласної державної адміністрацій розробляються, розглядаються, приймаються та оприлюднюються з урахуванням вимог Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності" № 1160-IV, 11.09.2003 р. [1]. Розпорядження голови облдержадміністрації, які носять регуляторний та загальний характер, публікуються на сайті обласної державної адміністрації. Управління преси та інформації Чернігівської обласної державної адміністрації несе відповідальність за своєчасність та достовірність розміщення зазначених документів на сайті, відстежує строки розміщення.

На рис. 1 наведена схема проходження документів в апараті облдержадміністрації.

Рис. 1. Схема проходження документів в апараті облдержадміністрації

Зовнішня інформація надходить до канцелярії апарату обласної державної адміністрації, після реєстрації спрямовується до заступника голови, а письмові звернення спрямовуються до відділу звернень, а далі до голови, або його заступника. Голова після розгляду і накладання певних резолюцій спрямовує інформацію заступнику, у відділи апарату облдержадміністрації, управління, відділи та інші структурні підрозділи, а також надає доручення до райдержадміністрацій. Заступник голови після розгляду спрямовує кореспонденцію у функціональні підрозділи на подальше опрацювання. Після опрацювання й отримання необхідних підписів керівництва обласної державної адміністрації інформація через канцелярію спрямовується до відповідних адресатів.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації» від 31 серпня 1998 року №1352 було затверджено Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації [2]. Згідно з цим положенням здійснюється формування регіональних та галузевих програм відповідно до Порядку формування та виконання регіональної програми і проекту інформатизації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 квітня 2000 р. № 64. У Чернігівській області виконується програма інформатизації з 2002 року. Замовником є Чернігівська обласна державна адміністрація, виконавцем – Інформаційно-аналітичний центр [4].

Розробляється регіональна програма інформатизації відділом інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації, затверджується на сесії обласної ради кожного року. Організовує виконання і звітує про хід виконання програми відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації. Звіт надсилається наприкінці року до Кабінету Міністрів України. Фінансується регіональна програма інформатизації з державного та місцевого бюджету [5].

Хронологія процесу впровадження інформаційних технологій у Чернігівській області наведена в табл.

На жаль, в останні роки в бюджеті не передбачалося на достатньому рівні фінансування закупівлі комп’ютерної техніки та оргтехніки. Техніка, яку було куплено раніше, вже морально та технічно застаріла. Динаміка придбання комп’ютерної техніки в апараті облдержадміністрації за 2004-2012 роки наведена на рис. 2.

Таблиця

Процес впровадження інформаційних технологій у Чернігівській області

Роки

Впровадження інформаційних технологій

1998

Утворення у складі апарату облдержадміністрації сектору інформаційних систем відділу з питань діловодства та контролю, створення локальної мережі в адміністративній будівлі апарату облдержадміністрації та управління економіки

2000

Утворення у складі апарату відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення

2001

Створення КП «Інформаційно-аналітичний центр» та офіційного веб-сайту Чернігівської облдержадміністрації

2002-2003

Затвердження рішенням обласної ради регіональної програми інформатизації, модернізація локальної мережі, перехід на нові інформаційні технології

2004

Впровадження системи електронного документообігу в апараті облдержадміністрації

2008

Підключення районних структур, районних рад до корпоративної мережі органів влади Чернігівської області

2009

Створення офіційних веб-сайтів органів державної влади на районному рівні

2010

Впровадження систем електронного документообігу в районних державних адміністраціях та технології IP-телефонії в апараті облдержадміністрації та райдержадміністраціях

2011

Створення єдиної системи електронного документообігу між органами виконавчої влади області, системи відеоконференц-зв’язку

2012

Впровадження єдиної системи електронного документообігу між органами виконавчої влади області (районними державними адміністраціями, управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами), створення та впровадження системи регіонального контактного центру Національної системи опрацювання звернень, розроблення та впровадження служби технічної підтримки користувачів в апараті обласної державної адміністрації

 

Рис. 2. Динаміка закупівлі комп’ютерної техніки в апараті Чернігівської обласної державної адміністрації

Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади» від 10 вересня 2003 року № 1433 затверджено порядок використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, який визначає процедуру використання програм як об’єктів авторського права [3].

Згідно з пунктом 6 цього Порядку придбання органами виконавчої влади комп’ютерних програм здійснюється з урахуванням потреби. При цьому здійснюється придбання виключно ліцензійних примірників таких програм або примірники програм вільного використання, які повинні бути забезпечені документацією, що підтверджує правомірність їх використання згідно з ліцензією або належність до комп’ютерних програм вільного використання.

Однак відсоткове відношення використання ліцензійного, вільного та неліцензійного про­грамного забезпечення в облдержадміністрації та райдержадміністраціях зображено на рис. 3.

Рис. 3. Використання ліцензійного програмного забезпечення в апараті облдержадміністрації
та райдержадміністраціях

Дослідження свідчать, що майже 70 % програмного забезпечення, яке використовується в апараті обласної державної адміністрації та районних державних адміністраціях є неліцензійним. Деякі прикладні програми, які необхідні для виконання спеціальних завдань, насамперед антивірусні, на жаль, неліцензійні. Оскільки немає фінансової можливості закупити необхідну кількість ліцензійних копій відповідного програмного забезпечення, а також оплачувати оновлення версій.

Висновки і пропозиції. Дослідження розвитку інформаційного забезпечення обласної державної адміністрації свідчить, що існуюча інформаційна система дозволяє здійснювати інформаційний обмін із зовнішніми джерелами інформації і забезпечує документообіг у середині організації, що дозволяє ефективно функціонувати структурним підрозділам і органу державної влади в цілому. Однак слід зазначити, що існуюча схема проходження та опрацювання документів недосконала, досить складна і заплутана. Це, насамперед, обумовлено людським фактором. Тому ще досить складно організувати аналітичне оброблення документів, збір статистичних даних і пошук документів. Складно також відслідковувати маршрут проходження документа, проконтролювати його виконання на кожному етапі, визначити на якій стадії опрацювання він нині знаходиться. Тому існує нагальна потреба у здійсненні автоматизації процесу документообігу на всіх рівнях роботи облдержадміністрації.

Слід також зауважити, що Чернігівська обласна адміністрація за рівнем впровадження но­вітніх інформаційних технологій знаходиться не на останньому місці серед інших облдержадміністрацій, однак є серйозні перепони, які їй необхідно подолати, щоб вийти на належний рівень. Це недостатнє фінансування та недосконалість організаційного забезпечення інформаційних систем на регіональному рівні. Досвід інших областей України свідчить про доцільність створення управлінь обласних державних адміністрацій, відповідальних за проведення інформаційної політики області, в районних державних адміністраціях – відповідних структурних підрозділів для впровадження сучасних інформаційних технологій.

Список використаних джерел

  1. Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності : Закон України № 1160-IV від 11.09.2003 р. // Відомості Верховної Ради України. – 2004. – № 9. – Ст. 79.

  2. Про затвердження Положення про формування та виконання Національної програми інформатизації : Постанова Кабінету Міністрів України № 1352 від 31 серпня 1998 р. // Офіційний вісник України. – 1998. – № 35. – Ст. 1308.

  3. Про затвердження Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади : Постанова Кабінету Міністрів України № 1433 від 10 вересня 2003 р. // Офіційний вісник України. – 2003. – № 37. – Ст. 1989.

  4. Про Концепцію Національної програми інформатизації : Закон України № 75/98-ВР від 04.02.1998 р. // Відомості Верховної Ради України. – 1998. – № 27-28. – С. 182-199.

  5. Олійченко І. М. Розвиток інформаційного забезпечення органів державного управління: тео­рія, методологія, практика : монографія / І. М. Олійченко. – Ніжин : Аспект-Поліграф, 2010. – 432 с.