К.Є. Орлова, аспірант
Житомирський державний технологічний університет, м. Житомир, Україна
ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОЦЕСУ АДАПТАЦІЇ ПІДПРИЄМСТВ ДО УМОВ ЗОВНІШНЬОГО СЕРЕДОВИЩА
У статті розглянуто сутність та роль інформаційного забезпечення процесу адаптації підприємств до умов зовнішнього середовища. Визначено принципи побудови та складові елементи системи інформаційного забезпечення.
В статье рассмотрены сущность и роль информационного обеспечения процесса адаптации предприятий к условиям внешней среды. Определены принципы построения и составляющие элементы системы информационного обеспечения.
The essence and the role of the information support of the process of enterprises’ adaptation to the external environment conditions are examined in the article. The principles and elements of the information support system are defined.
Постановка проблеми. У сучасних динамічних умовах розвитку економічного середовища успіх підприємства значною мірою залежить від його здатності взаємодіяти із зовнішніми факторами впливу. Саме адаптаційні можливості забезпечують стратегічну стійкість суб’єктів господарювання, чим і зумовлена актуальність теоретико-методологічних досліджень у визначеній сфері.
Адаптація підприємства до умов зовнішнього середовища – надзвичайно складний процес, що потребує належної організації. Одним з найбільш важливих елементів процесу адаптації є його інформаційне забезпечення, як основа для прийняття управлінських рішень.
Таким чином, питання дослідження і вдосконалення інформаційного забезпечення процесу адаптації підприємств до умов зовнішнього середовища набувають особливої актуальності.
Аналіз останніх досліджень і публікації. Сучасні вітчизняні економічні дослідження присвячені інформаційному забезпеченню підприємницької діяльності, де особливу увагу проблемам інформації та її впливу на поведінку суб’єктів господарювання приділено в працях таких учених, як Л.Г. Ліпич та Л.О. Ющишина [5], О.І. Кондратюк [3], Ю.Г. Корнєв [4], В.Ф. Ситник [7], М.Г. Твердохліб [8]. Окремі аспекти процесу адаптації досліджені у роботах Донець Л.І. [2], Ячменьової В.М. та Османової З.О. [9], Н.В. Білошкурської [1]. Аналіз зовнішнього середовища розглянуто у роботі Н.П. Міщенка [6].
Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми. На основі проведення аналізу останніх досліджень та публікацій можемо зробити висновок, що загальні теоретико-методологічні положення інформаційного забезпечення підприємницької діяльності ґрунтовно досліджені. Водночас маємо відзначити, що окремі аспекти об’єкта дослідження, пов’язані зі специфікою процесу адаптації, ще залишаються недостатньо висвітленими.
Мета дослідження. Метою нашого дослідження є визначення теоретико-методичних засад формування системи інформаційного забезпечення процесу адаптації підприємств до умов зовнішнього середовища.
Виклад основного матеріалу. Сьогодні інформація стає ледь не вирішальним фактором виробництва, створює передумови для ефективного господарювання. Значну роль відіграє інформація і в системі забезпечення адаптаційних процесів. Для проведення детального аналізу інформаційного забезпечення розглянемо його крізь призму сфери застосування, а саме процесів адаптації.
Початково поняття «адаптація» використовувалось для характеристики біологічних систем, однак із розвитком соціально-економічних відносин його вживання поширилось і на інші сфери суспільного життя. Так, Білошкурська Н.В. зазначає: «Адаптація – це процес пристосування підприємства та його діяльності до зовнішнього середовища, а також ефективне використання виробничого потенціалу» [1, с. 102]. Вчена Ячменьова В.М. під адаптацією розуміє процес пристосування системи до нових умов існування або діяльності [9, с. 348], а вітчизняний науковець Донець Л.І. розглядає адаптацію підприємств до факторів впливу зовнішнього середовища з точки зору забезпечення економічної безпеки підприємства за допомогою підвищення ефективності використання ресурсів, забезпечення балансу інтересів із суб’єктами зовнішнього середовища, чи зміцнення збереження його ринкових позицій для забезпечення конкурентоспроможності продукції [2, с. 133].
На нашу думку, адаптація являє собою процес пристосування підприємства до зовнішніх мінливих умов, що включає в себе систему організаційно-економічних та соціальних регуляторів і має на меті забезпечення стійкості функціонування організації у довгостроковій перспективі. Таким чином, можемо зауважити, що успішність та ефективність процесу адаптації базується на ґрунтовному дослідженні як зовнішнього, так і внутрішнього середовища, а отже, потребує належного інформаційного забезпечення.
В економічній науці інформація традиційно розглядається як важливий і необхідний елемент формування основних чинників виробництва, причому її значення дало підстави науковцям розглядати цей ресурс в якості самостійного чинника [4, c. 31].
Суть та призначення системи інформаційного забезпечення процесу адаптації полягає в збиранні інформації, що може виявитися корисною під час прийняття рішень про внесення змін у внутрішні системи і діяльність внутрішніх підрозділів підприємства при впливі факторів зовнішнього середовища. Однак при цьому в управлінця виникає проблема: як зібрати інформацію, що може виявитися корисною при прийнятті рішень щодо адаптації підприємства, якщо ще не відомий точний характер рішень. Саме ця проблема ілюструє відмінну рису інформаційного забезпечення процесу адаптації. При інформаційному забезпеченні будь-якого іншого процесу спочатку чітко визначаються характер і обсяг інформації, а потім зважуються питання пошуку, збирання, відновлення і використання інформації [2, с. 154-155].
Отже, виникає об’єктивна необхідність у дослідженні сутності та класифікації інформації. Термін «інформація» (лат. information) означає пояснення, викладання, повідомлення. Відомо багато визначень цього поняття, які даються за різних підходів до нього в різних наукових галузях.
Так, одним з підходів до тлумачення сутності інформації є її ототожнення з будь-якими відомостями (даними), тобто пояснення як сукупності відомостей про будь-що або будь-кого. Економічна інформація є інструментом управління і водночас належить до його елементів. Її потрібно розглядати як один із різновидів управлінської інформації, яка забезпечує розв’язування задач організаційно-економічного управління народним господарством. Отже, ми вважаємо, що економічна інформація являє собою сукупність відомостей (даних), які відбивають стан або визначають напрям змін і розвитку економіки та її ланок.
Економічній інформації притаманні деякі особливості, що випливають із її сутності. Найважливішими з них є залежність від об’єкта управління; переважання алфавітно-цифрових знаків як форми подання даних із зображенням числових величин у дискретному вигляді; провідна значущість операцій автоматизованої обробки даних (арифметичних і логічних) при забезпеченні високої точності результатів обчислень; необхідність оформлення таких результатів у формі, зручній для сприйняття людиною, значне поширення документів як носіїв вхідних даних та результатів їх обробки. Також варто відзначити такі якості, як значні обсяги перероблюваної інформації у разі використання у процесах обробки поряд зі змінними і сталих (постійних) даних; необхідність одержання значної кількості підсумків у результаті обробки одних і тих самих даних за різними критеріями; необхідність стиснення розмірів при передаванні з нижчої ланки управління до вищої; необхідність нагромадження й тривалого зберігання тощо [7, с. 70-72].
Існує значна кількість підходів до класифікації інформації, ми виділимо найбільш поширені (рис.1).
Рис. 1. Класифікація інформації [2, с. 156]
Із усіх видів інформації, представлених на рис. 1, на увагу заслуговують релевантна, плутаюча і бюрократична. Під релевантною розуміють повну інформацію, яка відноситься до конкретного питання, що використовують для вирішення тієї чи іншої проблеми. Плутаюча – це інформація, яку взяли до відома, але яка не стосується конкретного питання, ускладнює прийняття управлінських рішень. Бюрократична – інформація, що циркулює на підприємстві, але не береться до уваги його працівниками і не має відношення до рішення конкретних організаційних проблем. Саме плутаюча і бюрократична інформація є інформаційним шумом, що, виникаючи в каналах одержання інформації, може ускладнити одержання дійсно значимої для процесу адаптації інформації [2, с. 155-157]. Таким чином, на основі вищевикладеного матеріалу зауважимо, що, на нашу думку, система інформаційного забезпечення адаптації – це сукупність процедур, алгоритмів та методів збору інформації, систем її організації та обробки, що забезпечують потреби керуючої системи підприємства з метою дослідження цілей пристосування до зовнішнього середовища.
Відзначимо, що система об’єктивного інформаційного забезпечення має бути побудована на таких принципах: формування регламентуючої інформації на основі посадових інструкцій, кваліфікаційних вимог тощо; створення масивів умовно-постійної інформації, що характеризує довідкові, нормативні, планові та інші дані, що складають основу розподілених баз даних і використовуються при розподіленій обробці інформації; автоматичне збирання первинної інформації в ритмі виробництва на місцях, де вона виникає, з використанням ПЕОМ; наявність зв’язку з мережами зовнішнього середовища; достатня кількість параметрів, модульність та функціональна повнота; цілісність, безпечність та економічність [5; 8].
Послідовність реалізації інформаційного забезпечення процесу адаптації включає наступні етапи: визначення мети адаптації, що покладається в основу системи організації інформації; формування цілей і завдань діяльності системи інформаційного забезпечення; визначення переліку необхідної інформації, баз для спостереження; організація збору інформації та одержання оцінки сформованої ситуації; вивчення причинно-наслідкових взаємодій досліджуваних факторів; формування необхідних інформаційних потоків; оцінка ефективності.
В основу організації інформації, необхідної для процесу адаптації підприємства покладено мету адаптації, що визначає потреби в інформації, а потім – і базу для спостереження. Зрозуміло, що метою вищого порядку є забезпечення ефективної діяльності підприємства, однак, при цьому ціль кожного окремого виду адаптації є автономною. Меті кожного виду адаптації відповідають різні потреби в інформації і, отже, різні бази для спостереження [2, с.157].
Відповідно до мети адаптації визначаються завдання інформаційного забезпечення, на основі чого встановлюється перелік необхідної інформації, а також бази спостереження. Такий етап є дуже важливим, оскільки аналіз має бути змістовним та цілеспрямованим. Збір даних, що не відповідають визначеним потребам, може стати причиною непродуктивних витрат часу та ресурсів, а деякі корисні дані загубляться в масі непотрібної інформації.
Вважаємо, що на основі баз спостереження можна виділити 2 основних напрями інформаційного забезпечення (рис. 2). Зрозуміло, що кожна з визначених підсистем складається з інших компонентів нижчого рівня підпорядкування та має свої особливості.
 |
Рис. 2. Напрями інформаційного забезпечення
Джерело: власна розробка автора
Організація збору інформації передбачає врахування принципів побудови інформаційного забезпечення, що були розглянуті вище, а також визначення суб’єктів та методів. До основних суб’єктів відносяться користувачі інформації та відповідальні за збір особи.
Найбільш поширеними методами збору інформації є [6, с. 64-66]:
1. Сканування середовища – один з напрямків аналітико-прогностичних робіт, що швидко розвивається, використовуваний у системах стратегічного управління фірмами. Призначення сканування – це збір, оцінка і прогноз значущості для фірми важливих змін. Сканування звичайно проводиться за такими напрямками:
– економічне сканування – дослідження змін макро- та мікроекономічних показників; показники галузі і конкуренція в ній; стан фінансових ринків;
– технічне сканування – вивчення НТП; принципові технічні і технологічні нововведення;
– політичне сканування – оцінка політичної ситуації на рівні країни, регіону; оцінка політичного ризику фінансових вкладень та ін.
При скануванні використовується різноманітний інструментарій: експертні методи, сценарії, порівняння, моделювання, морфологічний та функціонально-вартісний аналіз та ін.
2. Моніторинг середовища – це постійне відстежування поточної і нової інформації. В організаціях, що беруть на озброєння технологію стратегічного управління, звичайно створюється спеціальна система відстежування. Працівники цієї системи проводять не тільки регулярні, але й спеціальні спостереження за критичними факторами впливу.
3. Прогнозування – це формування уявлення про майбутній стан факторів середовища. Цей інструмент є невід’ємним компонентом процесу стратегічного планування.
Після збору та первинної обробки інформації виникає необхідність її донесення до відповідних користувачів.
Наступний етап – обмін інформацією, який є складовою частиною всіх видів управлінської діяльності, в якій комунікації виконують зв’язкову роль. Процес обміну інформацією складається з чотирьох базових елементів: відправника (особа, яка генерує ідеї, менеджер або фахівець), повідомлення (закодована інформація за допомогою символів), каналу зв’язку (засоби для передавання інформації), одержувача (особа, якій призначена інформація і яка її інтерпретує). Отже, процес обміну інформацією передбачає наявність зворотного зв’язку (feedback), завдяки якому є змога оперативно збирати інформацію про реакцію одержувача на отримане повідомлення. Цей зв’язок допомагає одержувачеві (джерелу ідеї) визначити, чи сприйнята надіслана ним інформація [8, с. 95].
Останнім етапом є оцінка ефективності побудування системи інформаційного забезпечення. Автор О.І. Кондратюк для забезпечення оцінки рівня взаємодії з зовнішнім інформаційним простором пропонує використовувати такі показники: ємність зовнішнього інформаційного простору; підключення до всесвітніх інформаційних мереж; наявність сайтів у всесвітніх інформаційних мережах; рівень забезпеченості зовнішньою інформацією; рівень зміни частки зовнішньої інформації у складі баз даних підприємств; показники складу та структури кадрів, які відповідальні за збір, систематизацію та обробку зовнішньої інформації; витрати, які пов’язані з придбанням зовнішньої інформаційної продукції [3, с. 104]. На наш погляд, такий підхід повною мірою відображає характеристики процесу взаємодії підприємства із зовнішнім інформаційним простором.
Вважаємо, що основними показниками оцінки рівня взаємодії із внутрішнім інформаційним простором є: якість та релевантність інформації; здатність підприємства оперативно реагувати на зміни факторів впливу; витрати на інформаційне забезпечення; рівень забезпеченості інформацією; витрати часу на передачу інформації.
Таким чином, ми вважаємо, що інформаційне забезпечення є важливою складовою організації процесу адаптації підприємств та слугує основою для прийняття господарських рішень.
Висновки і пропозиції. Досягнення високого рівня конкурентоспроможності будь-якого підприємства, а отже, і його стійкості як у короткостроковій, так і у довгостроковій перспективі, можливе тільки за наявності інформаційної насиченості про стан внутрішнього та зовнішнього середовища суб’єкта господарювання. Однак варто відзначити, що важливо не просто накопичувати інформацію, але й використовувати її в господарській діяльності підприємств, у тому числі і під час реалізації адаптаційних процесів. За таких умов належним чином організоване інформаційне забезпечення стає одним з ключових факторів успіху.
Список використаних джерел
1. Білошкурська Н. В. Моделі адаптивної поведінки та їх роль у формуванні економічної безпеки підприємства / Н. В. Білошкурська // Актуальні проблеми економіки. – 2010. – № 12 (114). – С. 101-104.
2. Донець Л. І. Економічна безпека підприємства: навчальний посібник / Л. І. Донець, Н. В. Ващенко. – К.: Центр навчально літератури, 2008. – 240 с.
3. Кондратюк О. І. Сутність та складові інформаційного потенціалу підприємства / О. І. Кондратюк // Формування ринкових відносин в Україні. – 2010. – № 8(111). – С. 102-105.
4. Корнєв Ю. Г. Теоретичні аспекти інформаційного забезпечення підприємницької діяльності / Ю. Г. Корнєв // Актуальні проблеми економіки. – 2008. – № 5(83). – С. 31-36.
5. Ліпич Л. Г. Бізнес-процеси та їх інформаційне забезпечення / Л. Г. Ліпич, Л. О. Ющишина // Актуальні проблеми економіки. – 2010. – № 10(112). – С. 202-206.
6. Міщенко А. П. Стратегічне управління: навчальний посібник / А. П. Міщенко. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – 336 с.
7. Ситник В. Ф. Основи інформаційних систем: навч. посібник / [В. Ф. Ситник, Т. А. Писаревська, Н. В. Єрьоміна, О. С. Краєва]; за ред. В. Ф. Ситника. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.
8. Твердохліб М. Г. Інформаційне забезпечення менеджменту: навч. посіб. / М. Г. Твердохліб. – К.: КНЕУ, 2002. – 224 с.
9. Ячменьова В. М. Сутність понять «адаптація» та «адаптивність» [Електронний ресурс] / В. М. Ячменьова, З. О. Османова // Вісник Національного університету «Львівська політехніка». – 2010. – № 684. – С. 346-353. – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/natural/VNULP/Ekonomika/2010_684/71.pdf.